המדריך מבוסס על סדנה בהובלת ז’קלינה ישעיה, יועצת לארגונים בארץ ובעולם ובעלת חברת Beinco.
ערכה: יעל אלבז
לעבודה עם שותפים יש פוטנציאל רב לאימפקט משמעותי, אך חשוב לעבוד נכון, לתקשר בכנות ולדאוג שצרכים חשובים של השותפים לא “יפלו בין הכיסאות”. ניתן להתגבר על אתגרים רבים באמצעות שימוש בכלים ופרקטיקות מתחום המנהיגות ההשתתפותית – משלב התכנון ועד ההוצאה אל הפועל. מדריך זה מנגיש שמונה שלבים לעיצוב והובלת התהליך המשותף דרך מודל ‘8 הנשימות לעיצוב תהליך השתתפותי’.
כך נעצב ונוביל תהליכי שותפות אפקטיביים ונמשכים לאורך זמן:
תהליכי שינוי מתחילים לרוב מהפרעה כלשהי למצב הקיים (קורונה), משאלה חדשה שעולה (איך נוכל לעבוד יחד ולאגם משאבים?) או מהזדמנות בלתי צפויה (תקציב). חשוב להבין מהו הצורך לו רוצים לתת מענה, מהי ‘הקריאה העמוקה’ לפעולה ואיזה תהליך נדרש לכך. כדי לחדד ולברר את הקריאה לפעולה, ניתן ורצוי לשאול את עצמנו את השאלה – “באיזה עולם אידיאלי לא צריך את התהליך הזה?”. למשל, אם מעוניינים להקים קואליציה של ארגונים העוסקים בתחום הפגיעה המינית בילדים, ומטרת הקואליציה היא מיצוי זכויות לנפגעים, אז העולם האידיאלי הוא למעשה כזה שאין בו צורך בתהליך הזה, עולם בו כלל הארגונים העוסקים בתחום עובדים באופן מתואם למטרת מיצוי זכויות.
בשלב זה אנחנו מרחיבים את המעגלים ומזמינים אנשים נוספים לשיח. לשותפויות יכולות להיות מספר מטרות או רמות: 1. עדכון (קיבלנו החלטות, יש לנו תוכנית ואנחנו מיידעים אתכן/ם) 2. קבלת פידבק (יש לנו תוכנית, נשמח לקבל פידבק, וייתכן שנשנה בהתאם) 3. היוועצות (יש לנו רעיון ונשמח לחשוב יחד איתכן/ם) 4. הובלה משותפת (יש לנו רעיון ואנחנו מחפשים שותפים שיעצבו ויובילו אותו איתנו). כדאי להיפגש ולהבין בשלב זה את המניעים של כל אחד מהשותפים להצטרף לתהליך ולהגדיר מניע משותף לכולם. במילים אחרות, למצוא את ה-“למה” המשותף של השותפים השונים. וכך ניתן להבין האם כלל הציפיות יכולות להתקיים יחד או שמא עלולות להיות סתירות שיפגעו בפרויקט המשותף, ולהחליט על מה נעבוד יחד ועל מה לא.
דרך מומלצת המסייעת להגיע לבהירות היא שימוש במתודולוגיה פרקטית לעיצוב משותף של תהליכים – Dragon Dreaming.
מודל זה מכיל ארבעה שלבים שהכרחיים בכל תהליך שינוי מוצלח: א. חלימה ב. תכנון ג. עשייה ד. חגיגה.
שלב שני | יצירת בהירות (לגבי המטרות המשותפות)
בשלב זה אנחנו מרחיבים את המעגלים ומזמינים אנשים נוספים לשיח. לשותפויות יכולות להיות מספר מטרות או רמות: 1. עדכון (קיבלנו החלטות, יש לנו תוכנית ואנחנו מיידעים אתכן/ם) 2. קבלת פידבק (יש לנו תוכנית, נשמח לקבל פידבק, וייתכן שנשנה בהתאם) 3. היוועצות (יש לנו רעיון ונשמח לחשוב יחד איתכן/ם) 4. הובלה משותפת (יש לנו רעיון ואנחנו מחפשים שותפים שיעצבו ויובילו אותו איתנו). כדאי להיפגש ולהבין בשלב זה את המניעים של כל אחד מהשותפים להצטרף לתהליך ולהגדיר מניע משותף לכולם. במילים אחרות, למצוא את ה-“למה” המשותף של השותפים השונים. וכך ניתן להבין האם כלל הציפיות יכולות להתקיים יחד או שמא עלולות להיות סתירות שיפגעו בפרויקט המשותף, ולהחליט על מה נעבוד יחד ועל מה לא.
דרך מומלצת המסייעת להגיע לבהירות היא שימוש במתודולוגיה פרקטית לעיצוב משותף של תהליכים – Dragon Dreaming.
מודל זה מכיל ארבעה שלבים שהכרחיים בכל תהליך שינוי מוצלח: א. חלימה ב. תכנון ג. עשייה ד. חגיגה.
שלב החלימה – חשוב לדמיין לפרטי פרטים את השינוי שמבקשים ליצור, ולענות יחד עם השותפים על השאלה “מה צריך לקרות בעבודה המשותפת על מנת שנוכל לומר שזו היתה השקעה משתלמת של הזמן והמשאבים שלנו?”. השאלה הזו חשובה מאוד, מכיוון שכולנו אנשים עמוסים, שיכולים בכל זמן נתון לבחור להיות חלק מתהליכים רבים. לכן חשוב להבין מה צריך לקרות עבור כל אחד מהשותפים כדי שהוא יוכל לומר בסוף – התהליך הזה היה שווה את ההשקעה שלי. התכווננות כזו בשלב מוקדם של התהליך מצביעה על רצינות, מעניקה כיוון ברור ומצפן לחזור אליו ומעוררת אמון.
בסיום הפגישה עם השותפים נוודא שברור:
-על מה נעבוד יחד ועל מה לא?
-מה כל צד רוצה ויכול לקחת על עצמו בשותפות?
-האם חסר כאן מישהו/י? מי חשוב שיהיה חלק מהשיח הזה? אילו קולות בדרך כלל לא נשמעים?
-מה הצעדים הבאים?
-מה לוח הזמנים של השת”פ?
נשלח סיכום מסודר ונעים של המפגש, ונזכור שבמידה ואנחנו יזמנו את השותפות- אנחנו האמא/אבא של התהליך ומתפקידנו להניע וליזום.
במידה ואתם מתקשים לקבל החלטות ולנוע קדימה במפגש, כלל הברזל של סוציוקרטיה יכול לעזור. הכלל אומר: “מספיק טוב לעכשיו ומספיק בטוח לנסות Good enough for now and safe enough to try“. כלומר- האם מה שהגענו אליו עכשיו מספיק על מנת שנוכל להתקדם, גם אם זה לא מושלם? והאם אפשר לנסות את זה מבלי לגרום לנזק?
הזמנה יכולה להיות למפגש חשיבה נוסף ורחב יותר, לאירוע או לתהליך. ראשית נתכנן את האירוע, ורק לאחר מכן ננסח ונעצב את ההזמנה כך שתשקף את מה שעומד לקרות. זכרו, הזמנה לא מדויקת פוגעת באמון ועלולה למנוע מאנשים להקדיש לכם שוב זמן בעתיד. לכן, חשוב לשאול מראש בהקשר זה שתי שאלות:
האם ההזמנה אכן מזמינה? כלומר, האם ההזמנה מעוררת עניין וסקרנות? רותמת? בגובה העיניים?
לברר האם המוזמנים באמת מבינים את מהות ההזמנה? האם מדובר במפגש חד פעמי או בתהליך? האם מזמינים אותי על מנת לעדכן אותי? להתייעץ איתי? האם מצפים שאהיה שותפה פעילה?
המלצה! ניסוח כותרת כשאלה מזמין ומסקרן הרבה יותר מאשר ניסוח בצורת אמירה. עדיפה שאלה שמעוררת סקרנות ולא תשובה חד משמעית. למשל- כותרת למפגש- מודל שמונה הנשימות, פחות מוצלחת מהכותרת: איך נעצב ונוביל תהליכי שותפות מוצלחים וברי קיימא?
כיצד מנסחים שאלות עוצמתיות ומסקרנות? להרחבה על שאלות עוצמתיות לחצו כאן.
נקודות לכתיבת שאלות להזמנות:
לקריאה אודות הזמנות לחצו כאן
המפגש הינו שם כללי לאירוע המרכזי של התהליך. זו יכולה להיות פגישת שותפים נוספת, אירוע ציבורי גדול או כל דבר אחר. לפני שמגיעים לשלב המפגש יש לוודא שהושלמו השלבים הקודמים. קיימת נטייה לדלג משלב הרעיון ישר לשלב האירוע, אולם כאמור הכנה יסודית תמנע קשיים וכאבי לב בהמשך.
המלצה – צ’ק-אין וצ’ק-אאוט במפגש! צ’ק אין וצ’ק אאוט הינם מעין ‘טקסים’ הנעשים בתחילת ובסיום המפגש, כדי לוודא שכולם נמצאים בנוכחות ופניות להקשבה ולעבודה ויכולים להפיק את המרב מהזמן המשותף. צ’ק אין וצ’ק אאוט מתאימים לכל סוג מפגש – ישיבת שותפים, שיחה אחד על אחד, מפגש קבוצתי או ציבורי. חשוב להבין, צ’ק-אין איננו “סבב מה נשמע” שנחווה לעיתים רבות כבזבוז זמן, וחשוב לראות בו כשלב בתוך הלו”ז ולא לפני הלו”ז. בצ’ק-אין אנשים מוזמנים לבדוק עם עצמם, ולשתף, מה מצבם לקראת המפגש ואיך הם מגיעים אליו, מבחינה סדר היום שלהם או ריכוז אל מול משימות אחרות. זהו ריטואל שיוצר אינטימיות ושיחות עמוקות, שמאפשר לשותפים לעבוד בבהירות ובשקיפות ביחס לרמת האנרגיה של כל אחד ולהתנהל נכון יותר. הריטואל מסייע לכולם להיות נוכחים, ולהפריד בין מה שהיה בלו”ז עד עכשיו למה שמתנהל בפגישה ולאחריה.
השאלה ‘הקלאסית’ לצ’ק-אין היא בעצם “מה חי בי כרגע?”, אבל זו שאלה שנוטה להרתיע אנשים. לכן ניתן למצוא את הדרך לשאול אותה באופן חוויתי יותר, כך שתעניק את אותה איכות. למשל, “מה יש במזוודה שלי הבוקר?”; “כמה אחוז יש ‘בסוללה שלי’ ולמה?”; “איזה מקש במקלדת אתם מרגישים כרגע?” (למפגש בזום), שאלה זו מחייבת מענה שאינו מסתכם בתשובות שגרתיות חסרות משמעות ומחייבות הבעת תחושה, שיתוף מעמיק רגשי ואישי.
להרחבה על צ’ק אין וצ’ק אאוט קראו עוד כאן.
לצפייה במתודולוגיות השתתפותיות למפגשים לחצו כאן.
פעמים רבות אנחנו מתחילים תהליך שותפות איכותי ועורכים אירועים מוצלחים לאורך הדרך, אך שוכחים ללקט, לאסוף ולהנגיש את תוצרי החשיבה והעשייה המשותפת כך שנוכל להמשיך ולפעול על פיהם.
תפקיד המלקט הוא “לתפוס את החכמה”, לזכור אותה, לזהות דפוסים וניואנסים, לטוות חוטים של משמעות ולהפוך אותה לנראית ונגישה.
הליקוט הוא שלב שיש לתכנן מראש. יש לחשוב יחד עם השותפים אילו תוצרים מעוניינים ללקט בתהליך, איך זה יבוצע ועל ידי מי. יש לתכנן את הליקוט לפני שלב המפגש, כיוון שמטרתו היא איסוף ותיעוד של המפגש/אירוע/תהליך במהלך התרחשותו, לכן היערכות מוקדמת לקראתו חשובה מאוד כדי לוודא איסוף יעיל ורלוונטי של חומרים לפרויקט. הליקוט הוא איננו מקרי, אלא מהלך מתכונן היטב. לא נרצה לסיים אירוע מוצלח ולגלות שלא היה תיעוד במעגלי השיח ואין לנו אף תמונה.
לאחר איסוף התוצרים יש לחשוב באיזו דרך לארגן אותם על מנת שיהיו נגישים מבחינה תוכן וויזואליות להמשך השותפות. למשל, לא מומלץ לשלוח מסמך טקסט של כמאתיים עמודים, אנשים לא קוראים קובץ מסוג זה. נרצה לארגן את החומרים כך שאנשים יוכלו להתעמק בהם ולעבוד לאורם.
שלושה עקרונות מנחים שכדאי לשים לב אליהם במהלך הליקוט:
איך מבצעים את הליקוט?
ניתן לבצע בכתב (בצורת סיכום או משוב), או באופן דיגיטלי. להלן דוגמאות לפלטפורמה דיגיטלית יעילה של תיעוד:
Miro – זו פלטפורמה שעליה ניתן ליצור מגוון לוחות, ולראות באופן ויזואלי את התיעוד. היתרון בכלי זה הינו היכולת להפוך את הלוח לשיתופי על ידי שינוי ההגדרות תוך שליחת הלינק ומתן רשות עריכה לשותפים, כך מתאפשרת העבודה המשותפת. במירו ניתן גם מיד בסיום העבודה לייצא קובץ PDF יפה ולשלוח אותו כסיכום לשותפים. פלטפורמות נוספות לתיעוד דיגיטלי – פדלט (padlet) , מנטימטר (Mentimeter), גוגל דוקס (Google Docs).
דוגמה ללוח ויזואלי לחצו כאן.
לקריאה נוספת על ליקוט לחצו כאן.
הפעולה היא תוצאה הנובעת מתוך שלבי המפגש והליקוט. הרעיון הוא שהאירוע/מפגש לא מסמל את סוף הפרויקט, ולאחר הליקוט ובעקבותיו יש יציאה לפעולה (הפצת הידע, התנעת פרוייקטים ועוד). חשוב לתקשר עם השותפים לאורך כל הדרך, תוך בחינה מתמדת של השאלה – כיצד הפעולות שנעשות נובעות באופן ישיר מהשלבים הקודמים?
רפלקציה, הזמן בו מתכנסים פעם נוספת עם הצוות שהיה נוכח בשלב הבהירות ומתבוננים בתהליך שנעשה – כלומר, לא רק על התוצרים אלא גם על הדרך אליהם – האם כל השותפים הרגישו חלק? האם העבודה הייתה יעילה? זהו שלב של למידה והשתהות, לפני המעבר לדבר הבא. חשוב מאד לבחון האם יש נקודות לשיפור בתהליך, ולשמר את הדברים החיוביים. למעשה חשוב להבין כי בתהליך השתתפותי אנחנו לא מגיעים רק לתוצרים, אלא משקיעים גם במערכות היחסים. לכן הדגש הוא לא רק ‘על מה’ עובדים יחד אלא גם על ‘איך’ עובדים יחד. כאן ההזדמנות לפיתוח מודלינג (דיגום) של יצירת הרגלים בריאים לשיח ועבודה משותפת. ברפלקציה לא מחפשים אשמים, אלא חוגגים את ההצלחות וגם בודקים מה היה יכול להפוך את התהליך לאיכותי יותר.
זכרו! האינטואיטיבי ביותר הוא לסיים אירוע מוצלח ולקפוץ ישר למשימה הבאה. אך עצירה, חגיגה, כיוונון מחדש ומילוי המצברים מבטיחים את הלמידה תוך כדי תנועה, ושמירת אנרגיה לעשייה מוצלחת בהמשך.
החזקת השלם היא ההבנה שאנו אחראים על כל האספקטים של התהליך – התוצרים, העבודה המשותפת, המחויבות לא ליצור נזק סביבתי ועוד.
בשלב מימוש הפרויקט כדאי לאמץ את ‘אמנות האירוח’. ההתייחסות להנחיה והובלה של תהליכים ומנהיגות כמארחים, כמו שמקבלים אורחים רצויים בבית – חשוב שהשיח יהיה נוח, נעים ומשמעותי, שכולם יוכלו לבוא לידי ביטוי ויביאו את מחשבותיהם ורעיונותיהם לתוך הפרויקט וכך להיות מעורבים ופעילים בהובלה.
למאמר אודות מעבר ממנהיגות גיבורים למנהיגות מארחים לחצו כאן.
בנוסף, מחקר שנעשה על אינטליגנציה קבוצתית שאל מה הופך צוותים לחכמים ויעילים? מה מאפיין את הצוותים שהם חכמים, בעלי חשיבה מגוונת ויצירתית, שעומדים במטרות שלהם? ממצאי המחקר העלו כך:
להרחבה אודות הקשבה עמוקה לחצו כאן.
לקריאת המחקר לחצו כאן.
מודל 8 הנשימות מאפשר השגת תוצאות ממשיות של הפרויקט תוך הקדשת מקום ראוי למערכות היחסים בין המשתתפים במהלך הפרויקט והגברת מעורבותם בו.
בהצלחה!
