מכירים את זה שאתם קובעים אירוע – הרצאה, סדנה, או כל דבר אחר – פותחים בשבילו טופס הרשמה ב־Google forms, ואז צריכים להתחיל לעדכן את כולם שכן, ההרשמה שלהם התקבלה במערכת, ושלא, אין להם מה לדאוג כי זה הכול רשום אצלכם?
אם מדובר בקבוצה קטנה של אנשים, שולחים מייל אחד־אחד (אין על העתק־הדבק) וסוגרים פינה, אבל מה אם נרשמו 159 אנשים ואין לכם מערכת ייעודית לתגובה אוטומטית? תתחילו לשלוח לכל אחד בנפרד? (נכון, אפשר לשלוח במייל קבוצתי, אבל מטעמי ספאם גם זה מוגבל במספר הנמענים וברצף השליחה). בעצם, רק מתבקש לחפש אוטומציה שתעשה בשבילנו את העבודה הקצת שחורה הזאת ותפנה לנו את הזמן למשימות שמצריכות עוד בן אנוש כדי לבצע אותן.
ובדיוק לשם כך התכנסנו כאן. אחרי שליחת עשרות מיילים, אם לא מאות, חיפשתי את הדרך לפנות משימה אחת, קטנה, מהצ׳קליסט הלא־נגמר שלי, ומצאתי את שחיפשתי: אוטומציות ייעודיות לסביבת העבודה של גוגל, ובמיוחד אחת ספציפית – מייל תגובה אוטומטי על כל מילוי של טופס.
האתר: digitalinspiration.com
האוטומציה: Google Forms Notifications
המחיר: 50 או 80 דולר, לשנה. יש גם אפשרות לשימוש חינמי, אבל הוא מוגבל מאוד.
מה זה בעצם נותן לכם?
שליחת מייל מותאם אישית למי שמילא את הטופס שלכם, כולל שם השולח, מייל השולח, כותרת, גוף המייל ובחירה בין שדות מהטופס לשימוש בתוך המייל עצמו ולשליחה לאדם הרלוונטי. אפשר גם לשלוח הודעות לנמענים שונים על סמך התשובות שניתנו בטופס, ולצרף קובץ PDF או קובץ מהגוגל דרייב. כמו כן, ניתן לייצא את האוטומציה שיצרתם ולהשתמש בה בטופס אחר – אם אתם עובדים עם נוסח יחסית קבוע.
באתר אפשר למצוא הסברים על אופן השימוש – במלל ובווידאו – ומומלץ לפעול לפיהם, לפחות בפעם הראשונה, כדי לוודא שאתם עושים את זה נכון.
במילה אחת: מומלץ, ובשתי מילים: מומלץ מאוד
